اتوماسیون اداری(CRM)

اتوماسیون اداری: مسلماً اذعان به این امر دارید که عدم وجود اتوماسیون اداری باعث بی نظمی در سازمانتان می شود. قطعاً شما نیز تجربه کرده اید بر اثر حجم زیاد کاری یا عدم ارتباط درست بین واحدهای مختلف سازمان، کارها گم می شود در نتیجه ما شما را در مسیر درست کاری هدایت خواهیم کرد.

CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی برای مدیریت روابط و تعامل یک سازمان با مشتریان و مشتریان بالقوه است. یک سیستم CRM به شرکتها کمک می­ کند تا با مشتریان در ارتباط باشند، روند کار را ساده ­تر می‌کند و سودآوری را بهبود می‌بخشد.

هدف  CRMساده است: بهبود روابط تجاری. وقتی افراد مختلف درباره‌ی CRM صحبت می‌کنند، معمولاً به سیستم آن اشاره دارند، ابزاری که به مدیریت مخاطبان، مدیریت فروش، بهره­ وری و موارد دیگر کمک می‌کند. امروزه آموزش CRM به یک بحث حیاتی در سازمانها به ویژه بخش خدمات مشتری و فروش تبدیل شده است.

CRM می تواند نیازهای افراد و گروه های مختلفی را برآورده سازد. این نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری را شرکتها، فریلنسرها و به طور کلی کلیه افرادی که نیاز به مدیریت مشتریان خود داشته باشند، می توانند مورد استفاده قرار دهند. طراحی این CRM به شکلی بسیار مدرن و زیبا صورت گرفته و بهره گیری از این نرم افزار می تواند به فعالیت های شما جلوه ی حرفه ای تری داده و به شما در بهبود روند تجارتتان کمک کند.

در نرم افزارهای CRM لازم است که تمرکز اصلی بر روی مشتریان باشد. در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، دقیقاً شاهد همین موضوع هستیم. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم پشتیبانی حرفه ای را در اختیار شما قرار می دهد که به شما اجازه خواهد داد مشکلات و موارد مرتبط با مشتریان خود را به خوبی دنبال کرده و آنها را برطرف کنید. به عنوان مثال شما می توانید برای خودتان یادآور (Reminder) تنظیم کنید یا این یادآورها را به کارمندان خود نسبت دهید. به همین طریق مدیریت موارد مرتبط با مشتریان شما به شکلی ساده تر انجام خواهد شد و دیگر چیزی به دست فراموشی سپرده نمی شود.

قابلیت های مدیریت ارتباط با مشتری:

• مدیریت پروژه ها و صدور صورت حسابها
• امکان ایجاد صورت حسابها و پیش فاکتورهای حرفه ای
• مجهز به سیستم پشتیبانی و تکینک قدرتمند
• امکان دنبال کردن زمان های صرف شده برای انجام پروژه ها و دریافت هزینه براساس زمان صرف شده
• امکان تخصیص چند کارمند به وظایف و…
• امکان ایجاد پیشنهاد (proposal) و افزایش فروش
• دارای امکان ثبت هزینه های شرکت یا پروژه و تبدیل به صورت حساب
• دارای امکانات مدیریت مشتریان
• مجهز به نظرسنجی های درون ساخت
• امکان دنبال کردن اهداف
• دارای امکان درج اطلاعیه برای کارمندان و مشتریان
• امکان بهره گیری از امکانات مرتبط به بستن قرارداد
• امکان بهره گیری از فیلدهای سفارشی
• امکان استفاده از درگاه پی بال و Stripe با واحدهای ارزی مختلف
• دارای تنظیمات مدیریتی متعدد
• امکان سازگار کردن سیستم با برند کمپانی
• مجهز به فولدر رسانه جداگانه برای کارمندان غیر مدیریتی
• مجهز به تقویم برای کارمندان براساس سطوح دسترسی
• دارای امکان دنبال کردن موارد متعدد، گزارش ها، یادداشت ها، فایل ها و…

اتوماسیون اداری شامل چه بخشهایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش ها و ماژول های مختلفی تشکیل شده است. امروزه سیستم های اتوماسیون اداری تکامل یافته اند و طیف وسیعی از فعالیت های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می دهند و به همین دلیل شامل ماژول های متنوعی است که هر کدام بخش هایی از فرآیندها یا فعالیتهای یک سازمان را دربر می گیرند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته ی اولیه و اساسی این سیستم ها است.

در این بخش عملیات های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه های دریافتی تا تهیه ی پیش نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه های ارسالی انجام می شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم

نامه ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان ها در قالب فرم های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام فرم ساز و موتور گردش فرم شناخته می شود.

این بخش وظیفه ی طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می شوند.

مدیریت جلسات و سازماندهی

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله مهمترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می دهد.

یکی از بخش های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آنها اختصاص می باید. این بخش معمولاً شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و فرارهای کاری، مدیریت فعالیت ها و پروژه ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه های کامپیوتری، موجب شده دولت ها و سازمان ها به منظور کاهش هزینه های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت مندی و تسریع در ارائه ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.

برای پاسخ به این الزام سازمان ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع، بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان ها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافته اند. برخی از آنها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم افزار اتوماسیون تحت وب هستند.

در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمتهایی از نرم افزار که اهمیت ویژه ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان بصورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.

از جمله ی آنها می توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز کنید.

بخش های دیگری نیز به تدریج به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آنها جهت افزایش مکانیزاسیون کارها در سازمان و تسهیل ارائه ­ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده اند.

ـ صندوق پیام

ـ سامانه ارسال پیام کوتاه

ـ سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک

ـ گزارش ساز

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب NewNet ضمن سازماندهی فرآیندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می کند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب NewNet با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینه ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می کند. مجموعه این امکانات با بهره گیری از برترین فناوری های تولید نرم افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.